Les sociétés suivantes sont soumises à l'obligation de déposer leurs comptes sociaux :

• Sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL)
• Sociétés de personnes (SNC, société en commandite simple), sauf les SNC dont au moins l'un des associés est une personne physique
• Sociétés par actions (société anonyme - SA, SAS et société en commandite par actions)
• Sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France
• Sociétés d'exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS)
• Sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions

Les comptes sociaux comportent les documents suivants :

• Comptes annuels : bilan actif et passif, compte de résultats et annexes
• Rapport de gestion pour les sociétés cotées (dans les SA, établi par le conseil d'administration ou le directoire)
• Documents portant sur l'affectation du résultat
• Rapport du commissaire aux comptes, s'il y a lieu
• Procès verbal de l'assemblée d'approbation des comptes, ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée (ou la décision d'affectation prise),
• Rapport du conseil de surveillance, s'il s'agit d'une SA à directoire ou une société en commandite par actions.

En outre, les sociétés tenues d'établir des comptes consolidés doivent obligatoirement déposer les documents suivants :

• Comptes consolidés
• Rapport sur la gestion du groupe
• Rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés
• Rapport du conseil de surveillance notamment.

L'ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société.

Les comptes sociaux d'une société n'intègrent pas les comptes de ses filiales.

L'obligation d'établir l'annexe jointe au bilan et au compte de résultat est supprimée pour les entreprises qui remplissent au moins 2 des critères suivants :

• Total de bilan de moins de 350 000 €
• Chiffre d'affaires net de moins de 700 000 €
• Emploi de moins de 10 salariés (sauf pour les sociétés dont l'activité consiste à gérer des titres de participation et des valeurs mobilières, les établissements de crédit et de financement, les sociétés d'assurance et de réassurance, et les sociétés cotées sur un marché réglementé)

Les comptes de la société doivent être approuvés par une assemblée générale ordinaire des associés (ou de l'associé unique) dans les 6 mois après la clôture de l'exercice.

Puis, dans le mois qui suit l'approbation des comptes, ceux-ci doivent être déposés au greffe du tribunal du commerce (ou tribunal en Alsace-Moselle).

Par exemple, dans le cas d'une clôture de l'exercice au 31 décembre, les comptes doivent obligatoirement être déposés avant le 31 juillet de l'année suivante.

Si le dépôt légal se fait par voie électronique, le délai est porté à 2 mois.

Certaines entreprises commerciales ont la possibilité de demander que leurs comptes annuels (ou uniquement le compte de résultat dans certains cas), déposés au greffe du tribunal de commerce, ne soient pas rendus publics. Seules les administrations, les autorités judiciaires ou la Banque de France y ont accès.

Conditions

Société exclue

L'option de confidentialité ne s'applique pas dans les cas suivants :

• Sociétés appartenant à un groupe
• Établissements de crédit et sociétés de financement
• Entreprises d'assurance et de réassurance, fonds de retraite, mutuelles par exemple
• Sociétés cotées sur un marché réglementé
• Entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières
• Entités faisant appel à la générosité publique.

Cette formalité est payante.

Ces tarifs comprennent les émoluments du greffe, la publication au Bodacc et la transmission à l'Institut national de la propriété industrielle (Inpi).

Le paiement est effectué par chèque libellé à l'ordre du greffe du tribunal, tribunal de commerce ou mixte de commerce concerné (ou par carte bancaire pour un dépôt en ligne).

Si le délai de dépôt est dépassé, le greffier procède à une relance, qui est facturée à la société.

Toute infraction à l'obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée d'une amende de 1 500 €.

De plus, lorsque les dirigeants d'une société commerciale ne procèdent pas au dépôt des comptes annuels dans les délais, le président du tribunal de commerce, statuant en référé, peut leur adresser une injonction de le faire à bref délai sous astreinte.

En cas de non dépôt des comptes d'une société commerciale agro-alimentaire, le tribunal, saisi par l'Observatoire de la formation des prix et des marges des produits alimentaires, peut fixer une astreinte de 2 % du chiffre d'affaires (HT) journalier moyen par jour de retard.