Le syndic est tenu de réaliser une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété.

À compter du 31 décembre 2018, cette fiche est obligatoire dans toutes les copropriétés quel que soit le nombre de lots.

La fiche synthétique doit impérativement mentionner certaines informations.

Identification de la copropriété, du syndic ou de l'administrateur provisoire

La fiche synthétique doit mentionner :

• le nom d'usage, s'il y a lieu, et l'adresse(s) du syndicat de copropriétaires,
• l'adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat),
• le numéro d'immatriculation de la copropriété et la date de sa dernière mise à jour,
• la date d'établissement du règlement de copropriété et le numéro identifiant d'établissement (Siret) du syndicat,
• le nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic ou administrateur provisoire) et le numéro identifiant d'établissement (Siret) du représentant légal,
• le cadre d'intervention du représentant légal (mandat de syndic ou mission d'administration provisoire).

Organisation juridique de la copropriété

La fiche synthétique doit mentionner :

• la nature du syndicat (principal/secondaire) ou résidence-services,
• s'il s'agit d'un syndicat secondaire, numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal du syndicat de copropriétaires.

Caractéristiques techniques de la copropriété

La fiche synthétique doit mentionner :

• le nombre total de lots inscrits dans le règlement de copropriété,
• le nombre total de lots à usage d'habitation, de commerces et de bureaux inscrits dans le règlement de copropriété,
• le nombre de bâtiments,
• la période de construction des bâtiments.

Équipements de la copropriété

La fiche synthétique doit mentionner :

• le type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain le type d'énergie utilisée,
• le nombre d'ascenseurs.

Caractéristiques financières de la copropriété

La fiche synthétique doit être réalisée par le syndic (ou à défaut par l'administrateur provisoire).

Cette fiche doit être datée et comporter le nom et la signature de la personne qui l'a délivrée (syndic ou administrateur provisoire) accompagnée de son cachet.

Le syndic doit mettre à jour la fiche synthétique tous les ans.

Les données correspondantes doivent être établies dans un délai de 2 mois qui suivent la notification du procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

La fiche synthétique peut être consultée par un copropriétaire. La demande doit être formulée au syndic par tous moyens.

Lors de la vente d'un lot de copropriété, une copie de la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente, ou, à défaut, à l'acte de vente.

Le syndic qui ne respecte pas son obligation de réaliser une fiche synthétique peut être révoqué.

Les contrats de syndic doivent prévoir une pénalité financière forfaitaire chaque fois que le syndic ne transmet pas à un copropriétaire la fiche synthétique dans les 15 jours de sa demande. Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l'exercice.